POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – LEY 1581 DE 2012

NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por TOTAL POTENTIALS SAS respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

I. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTODE LOS MISMOS

TOTAL POTENTIALS SAS podrá hacer uso de los datos personales para:

  1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;
  2. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;
  3. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
  4. Evaluar la calidad del servicio;
  5. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo;
  6. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por TOTAL POTENTIALS SAS y/o por terceras personas;
  7. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;
  8. Soportar procesos de auditoría interna o externa;
  9. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de TOTAL POTENTIALS SAS.
  10. Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;
  11. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de TOTAL POTENTIALS SAS ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

II. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular;
  2. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de TOTAL POTENTIALS SAS en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  5. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

III. TOTAL POTENTIALS tiene los siguientes deberes en calidad de Responsable del Tratamiento frente a las bases de datos

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

IV. DERECHOS DE LOS TITULARES

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

V. POLÍTICAS RELACIONADAS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. Cumplir con la ley de protección de datos personales, toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.
  2. El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. TOTAL POTENTIALS SAS mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
  3. Los Datos Personales solo serán Tratados por personal calificado, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.
  4. TOTAL POTENTIALS SAS suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.
  5. TOTAL POTENTIALS SAS deberá entregar la información cuando le sea solicitada por parte del Titular
  6. A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de TOTAL POTENTIALS SAS deberá entregar dicha información, los Datos Personales deberán ser eliminados.
  7. Las políticas establecidas por TOTAL POTENTIALS SAS deberá entregar dicha información. respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. TOTAL POTENTIALS SAS será más riguroso en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
  8. Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
  9. Cuando finalice alguna de la labores de tratamiento de Datos Personales por los Servidores, contratistas o Encargados del tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con TOTAL POTENTIALS SAS, ésta está obligada a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
  10. Cuando exista un Encargado del Tratamiento de Información de Datos Personales, TOTAL POTENTIALS SAS deberá garantizar que la información que le suministra sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Adicionalmente le comunicará de manera oportuna todas las novedades a que haya lugar para que la información siempre se mantenga actualizada.
  11. Cuando exista un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, se exigirá que respete las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular.

VI. CONSULTAS Y RECLAMOS

El Titular de los datos personales puede ejercer, principalmente, sus derechos mediante la presentación de consultas y reclamos ante TOTAL POTENTIALS SAS, en su sede cuyo domicilio es la carrera 10 No. 97 A – 13 Of 203 A, por el correo electrónico registro@totalpotentials.com, teléfono fijo 5987555, teléfono móvil 3183721776 y por la pagina web www.totalpotentials.com.